Extraction de données

La fonctionnalité Extraction de données offre un accès en temps réel aux sources de données externes, comme les systèmes ERP, vous permettant de créer des rapports dynamiques et actualisables directement dans Excel. Vous pouvez sélectionner les champs à extraire, appliquer des filtres, configurer l'actualisation automatique et créer des listes dynamiques qui restent synchronisées avec vos données sources.

Quand utiliser l'extraction de données

• Générer des tableaux dynamiques dans Excel : Insérez des données en temps réel provenant de systèmes externes directement dans votre feuille.
• Filtrer et trier des sous-ensembles de données : Appliquez des conditions pour récupérer uniquement les données dont vous avez besoin.
• Créer des listes dynamiques : Maintenez vos rapports automatiquement à jour à mesure que de nouveaux enregistrements apparaissent dans le système source.
• Actualiser automatiquement les données à l'ouverture du fichier : Actualisez votre rapport automatiquement à chaque ouverture du classeur Excel.

Créer une extraction de données

1. Dans l'onglet Compléments, sélectionnez Extraction de données.
2. Dans la boîte de dialogue, configurez le Modèle de données et l'Environnement.
3. Sous Sélection de valeurs sur les dimensions, ajoutez des filtres pour affiner les données selon vos besoins.
4. Sous Colonnes, sélectionnez les champs à extraire et utilisez les boutons fléchés pour ajuster leur ordre.
5. Configurez les paramètres supplémentaires si nécessaire.
6. Sélectionnez OK pour générer le tableau d'extraction.
7. Pour filtrer les valeurs à l'aide d'un nœud d'arborescence de reporting, sélectionnez la cellule de référence de l'Arborescence de génération d'états dans le champ Sélecteur de noeud d'arborescence de génération d'états.

remarque

Lorsque vous modifiez le Sélecteur de noeud d'arborescence de génération d'états, toutes les formules associées s'actualisent automatiquement pour refléter la valeur mise à jour.

Propriétés

Propriété	Description
Modèle de données	Sélectionnez le modèle de données à partir duquel extraire les données.
Environnement	Choisissez l'environnement pour l'extraction.
Sélection de valeurs sur les dimensions	Ajoutez des filtres pour affiner les données.
Colonnes	Consultez les champs disponibles que vous pouvez extraire.
Colonnes Sélectionnées	Organisez les champs à extraire à l'aide des boutons fléchés.

Paramètres supplémentaires

Propriété	Description
Style d'actualisation	Choisissez comment la feuille se met à jour lors de l'actualisation : Insérer et supprimer des cellules – (Par défaut) Insère ou supprime des lignes pour correspondre au jeu de résultats tout en préservant le contenu environnant. Remplacer les cellules – Remplace toutes les données dans la plage de sortie, y compris la mise en forme ou les valeurs personnalisées. Remplacer les cellules la première fois, insérer et supprimer des cellules après – Remplace la plage initialement, puis utilise le comportement d'insertion/suppression lors des actualisations suivantes. Insérer des lignes entières – Ajoute de nouvelles lignes selon les besoins sans supprimer celles existantes.
Trier par	Triez les enregistrements extraits par ordre croissant (ASC) ou décroissant (DESC).
Top X	Limitez le nombre d'enregistrements renvoyés dans l'extraction.
Exclure les doublons	Renvoie uniquement les valeurs uniques. Assurez-vous que le champ Trier par est inclus dans les Colonnes Sélectionnées pour activer cette option.
Afficher les titres	Ajoute une ligne d'en-tête au-dessus des données extraites.
Actualiser à l'ouverture du fichier	Actualise automatiquement l'extraction à l'ouverture du classeur Excel.
Emplacement de sortie	Choisissez où placer les données extraites : Nouveau chiffrier – Insère les données dans une nouvelle feuille. Feuille de calcul existante – Insère les données à partir d'une cellule de départ spécifiée.

Appliquer des filtres de dimension

Utilisez les filtres de dimension lorsque votre extraction doit refléter uniquement certaines valeurs, comme une société, une période ou une ligne de produits spécifique. En appliquant des filtres, vous pouvez adapter les données renvoyées à la structure de votre rapport, réduire les lignes inutiles et faciliter la maintenance de votre classeur Excel à mesure que vos données évoluent.

1. Sélectionnez une dimension pour filtrer les résultats selon le champ et l'opération spécifiés.
2. Choisissez l'un des types de filtre suivants :
   • Liste – Inclut ou exclut des valeurs spécifiques. Les caractères génériques sont pris en charge.
   • De–À – Définit une plage numérique ou textuelle.
   • Sélectionner tout – Inclut toutes les valeurs de la dimension (par défaut).
3. Définissez les valeurs de filtre à l'aide d'un guide de sélection, d'une référence de cellule ou d'une saisie manuelle.
4. Sélectionnez Ok pour insérer la formule. La formule complète apparaît dans la barre de formule Excel.

Utiliser des caractères génériques pour le filtrage

• ? remplace un caractère
• * remplace plusieurs caractères

Exemple	Description
4000	Correspond exactement à 4000
4*	Correspond à toute valeur commençant par 4
4???	Correspond aux valeurs commençant par 4 et contenant exactement quatre caractères
4???-???-10	Correspond aux valeurs commençant par 4, suivies de trois caractères, un tiret, trois caractères, un autre tiret, et se terminant par 10

Rafraîchir les extractions de données

Utilisez le bouton Rafraîchir Extraction de données dans l'onglet Compléments pour mettre à jour toutes les extractions de données de la feuille ou du classeur Excel actif. Cela garantit que vos tableaux reflètent les dernières valeurs du système source.

Utilisez cette fonctionnalité après avoir modifié des filtres, changé des paramètres ou mis à jour des paramètres afin que vos données extraites restent précises et à jour.