Assistant Formule
L'Assistant Formule génère des formules NecAccess qui extraient des données de votre ERP ou d'autres systèmes externes et affichent les résultats directement dans Excel. Les formules peuvent être créées manuellement ou configurées depuis l'onglet Compléments. Dans les deux cas, elles se comportent comme des formules Excel standard : les références de cellules s'ajustent automatiquement lors d'une copie, d'un collage ou d'un glissement.
L'opération Liste fonctionne différemment. Les formules qui l'utilisent sont enregistrées sous forme de commentaires de cellule plutôt que de formules classiques. Ce comportement évite les modifications accidentelles et empêche Excel de recalculer la liste à chaque modification du fichier.
À quoi sert l'assistant de formule
- Récupérer des valeurs en temps réel depuis l'ERP ou un système externe directement dans les cellules Excel.
- Créer des tableaux de bord et des rapports dynamiques qui reflètent toujours les données les plus récentes, sans exports manuels.
- Effectuer des agrégations telles que des sommes, des comptages et des moyennes directement sur les données sources.
- Référencer des entrées dynamiques en utilisant des paramètres ou des références de cellules pour piloter les résultats calculés.
- Afficher des informations contextuelles telles que des descriptions, des soldes ou des transactions associées.
- Éliminer les actualisations manuelles en automatisant les flux de rapports répétitifs.
Créer une formule
- Dans l'onglet Compléments, sélectionnez Assistant Formule.
- Configurez le Modèle de données / Référence d'environnement cible.
- Choisissez le Champ voulu.
- Sélectionnez l'opération souhaitée.
- (Facultatif) Dans le champ Noeud d'arborescence de génération, sélectionnez la référence de cellule définie dans l'Arborescence de génération d'états.
Si la formule utilise un noeud d'arborescence de génération, celui-ci est automatiquement appliqué comme filtre.
Opérations disponibles
| Opération | Description |
|---|---|
| Nombre | Compte le nombre de valeurs pour le champ sélectionné. |
| Nombre distinct | Compte uniquement les valeurs uniques. |
| Description | Renvoie le libellé ou la description associée au champ sélectionné. |
| Min / Max | Récupère la valeur la plus petite ou la plus grande. |
| SOMME | Calcule la valeur totale. |
| SOMME (Renversée) | Calcule un total inversé (couramment utilisé pour les comptes de résultat). |
| SOMME (Débit) | Additionne uniquement les valeurs de débit. |
| SOMME (Crédit) | Additionne uniquement les valeurs de crédit. |
| Liste | Génère une liste de valeurs avec une mise en page et un comportement personnalisables. Lorsque Liste est sélectionné, une boîte de dialogue de configuration s'affiche. Les options suivantes sont disponibles avant l'insertion de la formule :
|
| Liste dynamique | Génère une liste séparée par des virgules, mise à jour automatiquement et triée par ordre croissant. |
Les opérations Liste et Liste dynamique ne sont pas prises en charge pour les modèles de données Finance (Real Time) et Budget (Real Time). Leur utilisation avec ces modèles génère une erreur. Consulter Sage Intacct Real Time – Erreurs de formule pour plus de détails.
Appliquer des filtres de dimension
Les filtres de dimension permettent de limiter les données récupérées par la formule. Plutôt que d'extraire l'ensemble des valeurs d'un champ, il est possible de restreindre les résultats à un compte, une année, un département ou toute autre dimension disponible dans le modèle de données. Les formules restent ainsi précises et les rapports fiables.
- Sélectionnez une dimension pour filtrer les résultats selon le champ et l'opération définis.
- Choisissez l'un des types de filtre suivants :
- Liste : inclut ou exclut des valeurs spécifiques. Les caractères génériques peuvent être utilisés.
- De–À : définit une plage numérique ou textuelle.
- Sélectionner tout : inclut toutes les valeurs de la dimension (par défaut).
- Définissez les valeurs de filtre à l'aide d'un guide de sélection, d'une référence de cellule ou d'une saisie manuelle.
- Sélectionnez Ok pour appliquer le filtre. La formule générée apparaît dans la barre de formule Excel.
Utiliser des caractères génériques
?remplace exactement un caractère*remplace un ou plusieurs caractères
| Exemple | Correspondance |
|---|---|
4000 | Correspond exactement à 4000. |
4* | Correspond à toute valeur commençant par 4. |
4??? | Correspond aux valeurs commençant par 4 et contenant exactement quatre caractères. |
4???-???-10 | Correspond aux valeurs commençant par 4, suivies de trois caractères, un tiret, trois caractères, un autre tiret, et se terminant par 10. |
Somme par compte et année
Renvoie le montant total du Référentiel Comptabilisation pour un Code de compte et une année de reporting donnés. Utile pour créer des rapports dynamiques où les totaux se mettent à jour automatiquement en fonction des valeurs saisies dans d'autres cellules.
- Ouvrez l'Assistant Formule.
- Sélectionnez le modèle de données Transactions référentielles détaillées.
- Dans la liste déroulante Champ, sélectionnez Référentiel Comptabilisation.
- Dans la liste déroulante Opération, sélectionnez Somme.
- Sous Sélection de valeurs sur les dimensions, sélectionnez Code de compte, choisissez Liste et entrez
$B6comme valeur de filtre. - Cliquez sur Ajouter la sélection au filtre.
- Sous Sélection de valeurs sur les dimensions, sélectionnez Année, choisissez Liste et entrez
$B5. - Cliquez sur Ajouter la sélection au filtre.
- Cliquez sur Ok pour insérer la formule dans la cellule sélectionnée.
Les valeurs de filtre $B6 et $B5 sont des références de cellules, pas des valeurs fixes. La formule se recalcule automatiquement lorsque ces cellules sont modifiées, ce qui rend le rapport entièrement dynamique.