Configuration des références

Une référence connecte les formules NecAccess à un modèle de données spécifique. Elle associe un nom court à un modèle de données et à un environnement, ce qui permet à chaque formule de savoir exactement où récupérer ses données. La référence joue aussi un rôle clé dans la construction du cache. Le cache stocke temporairement les résultats des calculs pour éviter des appels répétés au modèle de données. Plus le cache est bien configuré, plus les fichiers Excel sont réactifs et rapides à l'exécution.

Chaque modèle de données utilisé dans votre fichier nécessite sa propre référence. Un fichier Excel peut en contenir autant que nécessaire. Cette page explique comment créer et configurer les références, comment optimiser le cache pour obtenir de meilleures performances, et comment utiliser les fonctionnalités avancées telles que les paramètres de modèle de données et les procédures stockées.

La Configuration des références est accessible depuis l'onglet Compléments.

Comprendre les références, le cache et les performances

Toutes les références alimentent le cache du complément. La première fois qu'une formule est calculée, son résultat est mis en cache. Les recalculs suivants utilisent ce cache directement, ce qui évite des appels répétés au modèle de données et accélère les calculs.

Quelques références larges sont plus performantes que de nombreuses petites références. Un cache consolidé est plus rapide à construire et plus efficace à exploiter. Dans la plupart des cas, une seule référence par modèle de données suffit. L'optimiseur de cache peut aider à identifier la meilleure configuration.

Quelle que soit la configuration choisie, certains types de logique ralentissent la génération du cache. La génération du cache est plus lente lorsque les champs concernés contiennent :

• Une logique d'exclusion comme Exclusion ou NOT (par exemple, Account NOT 40000)
• Des plages alphanumériques (par exemple, Company between AAAA and BBBB)
• Des filtres de date (par exemple, 2019-01-01)

Sage Intacct en temps réel

Si la référence utilise la source de données Sage Intacct, au moins une dimension doit correspondre à un filtre utilisé dans la formule. Consultez Sage Intacct Real Time Formula Errors pour la liste complète des erreurs.

Créer une référence

Les dimensions sélectionnées lors de la création d'une référence déterminent directement la façon dont le cache est construit. Bien choisir les dimensions permet de concentrer le cache sur les valeurs réellement utilisées par les formules, ce qui limite la charge inutile et maintient des calculs rapides.

1. Cliquez sur Ajouter.
2. Sélectionnez le Modèle de données à utiliser.
3. Choisissez l'Environnement que la référence doit cibler.
4. Sélectionnez une ou plusieurs Dimensions dont les valeurs sont susceptibles de varier entre les formules.
5. Saisissez un nom dans le champ Référence.
6. Sélectionnez la référence, puis cliquez sur Ok pour fermer la fenêtre.

Exemple

Calculer la somme des ventes pour une année

Scénario

Le rapport calcule la somme des ventes pour un Produit donné au cours de l'Année en cours. Lors de l'exécution de la formule, le cache ne stocke pas uniquement ce résultat. Il précalcule également des valeurs supplémentaires pour accélérer les calculs ultérieurs.

Détails

Option 1 — Tous les produits, année en cours uniquement
Le cache précalcule les ventes pour chaque produit, mais uniquement pour l'année en cours. À privilégier quand le rapport compare plusieurs produits sur une même période.

Option 2 — Produit sélectionné, toutes les années
Le cache précalcule toutes les années pour le produit ciblé par la formule. À privilégier quand le rapport analyse l'évolution dans le temps d'un produit spécifique.

Option 3 — Tous les produits, toutes les années
Le cache couvre l'ensemble des combinaisons possibles. Option la plus flexible, mais la plus longue à générer et la plus gourmande en ressources. À réserver aux rapports à large périmètre.

À noter

Les dimensions sélectionnées indiquent au cache dans quelle direction s'étendre. Le cache ne précalcule que ce dont le fichier Excel a réellement besoin. Choisir les bonnes dimensions permet donc de maintenir des calculs rapides sans charge superflue.

Définir les paramètres du modèle de données

Les paramètres du modèle de données permettent de contrôler les données récupérées par une formule sans modifier la formule elle-même. Par exemple, affecter la valeur 7 au paramètre Mois du modèle de données Saisie budgets transmet automatiquement cette valeur à la variable $$month dans les scripts SQL du Concepteur de modèles de données. La mise à jour se fait directement depuis le complément, sans déconnexion, et les modifications prennent effet immédiatement, comme dans SEI.

Quand utiliser cette fonctionnalité

• Adapter les résultats à une période spécifique sans modifier les formules directement dans le fichier Excel.
• Tester différents scénarios en changeant les valeurs des paramètres pour comparer les résultats selon différentes conditions.

Étapes

1. Sélectionnez Définition des paramètres du modèle de données.
2. Mettez à jour la colonne Valeur pour chaque paramètre à modifier.
3. Pour ignorer l'écran des paramètres, sélectionnez Ignorer.
4. Cliquez sur Ok. Cette action vide le cache et actualise les données de la feuille.

Exécuter des procédures stockées

Les procédures stockées sont des opérations de base de données prédéfinies, configurées dans SEI. Elles se déclenchent directement depuis le complément Excel, sans déconnexion nécessaire, et acceptent des valeurs de paramètres exactement comme depuis l'interface principale. C'est utile pour lancer une opération en arrière-plan, comme la mise à jour d'un budget ou un rafraîchissement de données, sans quitter Excel.

Quand utiliser cette fonctionnalité

• Déclencher une opération en arrière-plan depuis Excel sans basculer vers SEI.
• Transmettre des valeurs spécifiques à une procédure pour contrôler précisément son exécution, y compris des plages de valeurs.

astuce

Certaines procédures stockées prennent en charge les plages. Lorsque cette option est disponible, la colonne Valeur (À) devient active et permet de définir une limite supérieure pour le paramètre, par exemple du mois 1 au mois 6.

Étapes

1. Sélectionnez Exécuter la procédure stockée.
2. Mettez à jour la colonne Valeur (De) pour chaque paramètre à modifier. Les paramètres obligatoires sont signalés par une icône de point d'exclamation. Cliquer sur l'icône guide de sélection pour choisir parmi les valeurs disponibles.
3. Si la procédure stockée prend en charge les plages, mettez également à jour la colonne Valeur (À).
4. Pour laisser une valeur inchangée, cliquez sur Ignorer.
5. Cliquez sur Ok. Cette action vide le cache et actualise les données de la feuille.