Arborescence de Génération d'États

Contexte

La fonction Arborescence de Génération d'États vous offre un moyen rapide et flexible de construire des Rapports financiers basés sur la structure et la hiérarchie de votre entreprise.

Bien que la fonction principale de l'Arborescence de Génération d'États soit la création de Rapports financiers, elle peut être utilisée dans tout autre secteur fonctionnel de votre entreprise (Ventes, Logistique, Fabrication, etc.) Cela vous permet de construire des hiérarchies complexes composées d'unités commerciales interdépendantes telles que Départements, Centres de coûts, Territoires, et plus encore.

Cette hiérarchie est construite à travers des groupes de Nœuds qui représentent un organigramme, dans lequel chaque case définie reflète un contexte défini par l'utilisateur qui se déploie de manière hiérarchisée.

Exemple

Supposons que votre entreprise (le siège social) ait ses départements situés dans différents pays et que ces départements aient leurs propres sous-ensembles.

Dans cet exemple, Conso est le nom du siège social (et parce que nous prévoyons de consolider les données dans ce rapport), Amérique du Nord et Europe sont les lieux d'implantation des départements, NA10, NA20 et France sont leurs sous-ensembles (enfants).

Une représentation visuelle de cela :

Grâce à l'Arborescence de Génération d'États, vous n'avez pas besoin de créer manuellement un Filtre pour chaque sous-ensemble (NA10, NA20, France). Le dossier parent (Nœud de Groupe) utilise simplement les données de filtrage contenues dans ses enfants (Nœud de Filtrage).

En sélectionnant un Nœud (Filtre), vous pouvez ensuite consulter vos Rapports de différentes manières, le tout à partir d'un seul endroit. La même logique s'applique lors de la distribution des Rapports; elle générera en une seule émission toutes les versions requises de vos Rapports en fonction de votre configuration hiérarchique.

Paramétrer le Niveau de Sécurité

Les options de l'Arborescence de Génération d'États dans Excel ne sont disponibles que si elles ont été activées dans les Rôles :

  1. Dans la section Administration , cliquez sur le menu déroulant Sécurité dans le volet de gauche.
  2. Sélectionnez Rôles.
  3. Dans le coin supérieur droit, sélectionnez Rôles généraux dans la liste déroulante Gérer.
  4. Sélectionnez la catégorie de Rôle (Basic, Security, Manager) pour laquelle vous voulez donner accès à l'Arborescence de Génération d'États.
  5. Dans la section Excel Add-in, cochez les options de l'Arborescence de Génération d'États que vous souhaitez accorder à cette catégorie de Rôle : Sélecteur d'Arborescence de Génération d'États, Sélecteur de Noeud d'Arborescence de Génération d'États ou / et Duplicateur d'Arborescence de Génération d'États.
Important

Assurez-vous que l'utilisateur à qui vous donnez accès à l'Arborescence de Génération d'États est également défini dans la même catégorie de Rôle. Reportez-vous à Utilisateurs pour plus de détails.

Note

La première fois que l'utilisateur ouvre un classeur dans Excel, les trois options de l'Arborescence de Génération d'États seront cliquables. En fonction de celles que vous avez activées dans l'Administration, les autres options seront grisées.

Pour permettre à un utilisateur d'accéder à l'Arborescence de Génération d'États pour les Rapports :

  1. Dans la section Rapports, cochez la case Utiliser les fonctions de filtrage.
  2. Cliquez sur Appliquer les modifications pour confirmer.
Note

Si elle n'est pas cochée, l'option Arborescence de Génération d'États dans les propriétés du Rapport deviendra grisée et l'option Arborescence de Génération d'États dans le volet de droite sera masquée (voir Utiliser l'Arborescence de Génération d'États dans les Rapports).

Limiter l'accès à l'Arborescence de Génération d'États

Vous pouvez décider si un utilisateur peut ou non construire sa propre Arborescence de Génération d'États en activant cette option :

  1. Dans le coin supérieur droit, sélectionnez Rôles généraux dans la liste déroulante Gérer.
  2. Sélectionnez SECURITY dans la liste.
  3. Dans la section Administration, cochez la case Gérer les Arborescence de Génération d'États.
  4. Cliquez sur Appliquer les modifications pour confirmer.

Créer une Arborescence de Génération d'États

  1. Dans la section Administration , cliquez sur Arborescences de génération d'états dans le volet de gauche.
  2. Dans le coin gauche, cliquez sur Ajouter une nouvelle arborescence de génération d'états.
  3. Dans le champ Arborescence de Génération d'États, entrez un nom pour l'Arborescence de Génération d'États.
  4. Dans les listes déroulantes Filtre, sélectionnez les Paramètres Globaux que vous souhaitez utiliser comme Filtres.
Note

Les Paramètres Globaux que vous définissez ici seront utilisés comme valeurs lorsque vous ajoutez un Filtre au Niveau de la Racine.

  1. Cliquez sur Confirmer pour terminer.
Note

Cliquez sur l'icône crayon pour modifier un Arborescence de Génération d'États existant ou sur l'icône croix pour le supprimer.

Ajouter un Groupe au Niveau et un Filtre au Niveau de la Racine

Au Niveau du Groupe, les Filtres que vous définissez sont rassemblés à chaque niveau de la Racine (Filtre au Niveau de la Racine) en un groupe afin que la hiérarchie reste organisée et facile à naviguer. C'est ici que vous créez les Noeuds qui composeront votre Arborescence de Génération d'États.

  1. Dans la liste Arborescence de Génération d'États, cliquez sur l'icône clé à molette de l'Arborescence de Génération d'États que vous souhaitez appliquer des Filtres.
  2. Cliquez sur Ajouter un groupe au niveau de la racine pour commencer à définir la hiérarchie de vos Filtres :
    1. Dans le champ Description, entrez un nom pour ce groupe.
    2. Dans le deuxième champ, cliquez sur l'icône coller pour récupérer la valeur du champ Description ou entrez le nom que vous souhaitez voir affiché dans l'onglet de votre fichier Excel.
    3. Cochez la case Distribuable pour rendre ce Nœud et les Filtres au sein de ce groupe disponibles pour la Distribution.
    4. Cliquez sur Enregistrer pour terminer la création de votre groupe.
Note

Si nécessaire, vous pouvez ajouter un Groupe à l'intérieur d'un Groupe Au Niveau de la Racine en cliquant sur Ajouter un groupe.

  1. Cliquez sur Ajouter un filtre pour ajouter des Filtres au Groupe que vous venez de créer :

    1. Dans le champ Description, entrez un nom pour ce Filtre.
    2. Dans le deuxième champ, cliquez sur l'icône coller pour récupérer la valeur du champ Description ou entrez le nom que vous souhaitez voir apparaître dans l'onglet de votre fichier Excel.
    3. Utilisez le Guide de Sélection pour sélectionner une valeur dans les Paramètres Globaux.
    4. Cochez la case Distribuable pour rendre ce Nœud et les Filtres au sein de ce groupe disponibles pour la Distribution.
    5. Cliquez sur Enregistrer pour terminer la création de votre Filtre.
  2. Cliquez sur Confirmer pour créer votre structure.
Exemple

Modifier le Nœud de Filtrage de l'Arborescence de Génération d'États

Dans la fenêtre Arborescence de Génération d'États, cliquez sur Modifier :

  1. Si nécessaire, changez le nom du Filtre dans le champ Description.
  2. Dans le deuxième champ, modifiez le nom qui sera affiché dans l'onglet (feuille) de votre fichier Excel.
  3. Si nécessaire, utilisez le Guide de Sélection pour sélectionner une autre valeur dans le Paramètres Globaux pour les Filtres.
  4. Si nécessaire, cochez ou décochez la case Distribuable pour rendre ce Nœud de Filtrage disponible ou non à la Distribution.
  5. Cliquez sur Enregistrer pour terminer la modification de ce Filtre.
  6. Cliquez sur Confirmer pour enregistrer vos modifications sur le serveur.
Note

Si vous choisissez de modifier un Nœud de Groupe de l'Arborescence de Génération d'États, vous ne pourrez modifier que le nom de la Description et celui utilisé dans l'onglet (feuille) de votre fichier Excel.

Utiliser l'Arborescence de Génération d'États dans les Rapports

  1. Dans l'onglet Rapports, cliquez droit sur un Rapport et sélectionnez Propriétés.
  2. Sous la section Options, sélectionnez l'Arborescence de Génération d'États que vous avez défini dans la liste déroulante et cliquez sur OK.
Note

Pour désactiver le filtrage basé sur l'Arborescence de Génération d'États, sélectionnez Aucun dans la liste déroulante.

  1. Une fois que le Rapport est chargé, cliquez sur Arborescence de Génération d'États dans le volet de droite pour révéler l'architecture de l'arbre.
  2. Dans le panneau Filtrage de l'Arborescence de Génération d'États, cliquez sur l'un des nœuds pour récupérer les données et actualiser le Rapport.
Note

Si vous sélectionnez un Nœud de Groupe, (ceux représentés par un signe +/-), il inclura automatiquement ses enfants (c'est-à-dire tous les sous-groupes et Filtres dans les sous-groupes en dessous de ce groupe).

Astuce

Pour le titre de votre Rapport, vous pouvez utiliser la liste déroulante Variables Dynamiques pour sélectionner votre Arborescence de Génération d'États. L'utilisation de variables modifiera automatiquement le titre principal de votre Rapport lorsque vous sélectionnez différents Nœuds. Reportez-vous à Titre du Rapport pour plus de détails.

Utiliser l'Arborescence de Génération d'États dans la Distribution

Pour toute Vue existante dans SEI, vous pouvez utiliser le Planificateur pour envoyer l'Arborescence de Génération d'États à d'autres utilisateurs.

  1. Dans la section Administration , cliquez sur Planificateur dans le volet de gauche.
  2. Suivez la procédure décrite dans Créer une Nouvelle Tâche.

Utiliser l'Arborescence de Génération d'États avec Excel Add-In

Combiné avec Excel Add-In, l'Arborescence de Génération d'États vous permet de générer rapidement et facilement plusieurs Rapports basés sur des Nœuds spécifiques, tous rassemblés en un seul endroit.

Prérequis

Pour utiliser l'Arborescence de Génération d'États :

Important

Assurez-vous d'utiliser un fichier Excel où une Extraction de Données (voir Extraction de Données) est paramétrée et une Formule (voir Les Formules) est définie.

  1. Dans le fichier Excel, cliquez sur Arborescence de Génération d'États dans les options de menu pour sélectionner l'Arborescence de Génération d'États à partir duquel vous pouvez récupérer le Nœud . Si vous n'êtes pas connecté (voir Se connecter à Excel Add-in de SEI), une fenêtre contextuelle apparaîtra pour vous permettre de le faire.
  2. Cliquez sur OK.
Important

Seule une Arborescence de Génération d'États peut être utilisée par Classeur.

  1. Sélectionnez la cellule dans la feuille à utiliser comme Référence et cliquez sur Sélecteur de nœud d'arborescence de génération d'états dans les options de menu.
  2. Sélectionnez le Nœud dans l'Arborescence de Génération d'États pour récupérer les données. Ici, nous sélectionnons la cellule C4 et ajoutons une description dans la cellule B4.
  3. Cliquez sur OK.
Note

La Cellule de Référence est la cellule qui contient les données spécifiques aux Nœuds existants dans l'Arborescence de Génération d'États. Il vous permet de générer des données de manière dynamique lorsque vous utilisez une Formule ou des Tableaux Croisés, ou lorsque vous effectuez une Extraction de Données.

Formules

Pour créer une Formule, sélectionnez la cellule pour laquelle vous voulez définir une Formule et suivez la procédure décrite dans Les Formules.

Reportez-vous à Les Détails de Formule SEI pour utiliser l'Arborescence de Génération d'États comme un Filtre pour effectuer un forage.

Extraction de Données

Pour effectuer une Extraction de Données en utilisant l'Arborescence de Génération d'États, voir Extraction de Données.

Important

Veuillez noter que le rafraîchissement des données pour la fonction Extraction de Données ne peut se faire que manuellement en cliquant sur Rafraîchir Extraction de Données.

Tableau Croisé

Pour créer un Tableau Croisé en utilisant l'Arborescence de Génération d'États, voir Tableau Croisé SEI.

Important

Veuillez noter que le rafraîchissement des données pour la fonction Tableau Croisé ne peut être fait que manuellement en cliquant sur Rafraîchir Tableau Croisé.

Ouvrir la Vue et Saisie de Données

Pour ces deux fonctions, l'Arborescence de Génération d'États ne sera pas pris en compte si la Formule utilise le Nœud de l'Arborescence de Génération d'États comme Filtre.

Vider le Cache

Pour vider le cache de Excel Add-In utilisant l'Arborescence de Génération d'États, voir Vider le cache de SEI.

Duplicateur d'Arborescence de Génération d'États

La fonction Duplicateur d'Arborescence de Génération d'États vous permet de reproduire la structure de l'Arborescence de Génération d'États en ne prenant en compte que les Nœuds pour lesquels vous aviez coché la case Distribuable (voir Ajouter un Groupe au Niveau et un Filtre au Niveau de la Racine).

  1. Dans la Feuille de Calcul, sélectionnez la Cellule de Référence (voir Prérequis) et cliquez sur Duplicateur d'arborescence de génération d'états dans les options de menu.
  2. Dans le champ Cellule du Nœud d'Arborescence de Génération d'États, la position de la Cellule de Référence devrait être renseignée. Sinon, sélectionnez la cellule.
  3. Pour l'option Dupliquer Pa, choisissez entre Onglet ou Ligne.

Si vous choisissez Onglet :

  • Une feuille par Nœud (celui dont la case Distribuable est cochée) sera créée.
  • Le nom de l'onglet sera celui que vous avez défini dans l'écran Administration de l'Arborescence de Génération d'États pour ces Nœuds spécifiques .
  • La Description changera dans la cellule sélectionnée sur chaque feuille ainsi que l'ID du Nœud de l'Arborescence de Génération d'États.
  • La Formule qui fait référence au nœud de l'Arborescence de Génération d'États sera automatiquement rafraîchie.
Note

Cette action peut prendre un certain temps car tous les onglets doivent être générés et toutes les Formules seront rafraîchies au même moment.

Exemple

Ici, nous avons choisi Dupliquer par onglet. Comme Amérique du Nord était le Nœud sélectionné, Excel Add-in ajoute automatiquement ses enfants (NA10 et NA20).

Si vous choisissez Ligne, la ligne sera répétée pour chaque Nœud ainsi que les Formules.

Exemple

Ici, nous avons choisi Dupliquer par ligne. Par défaut, tous les Nœuds à l'intérieur de l'Arborescence de Génération d'États seront générés.

  1. Cliquez sur OK pour terminer.