Créer une Nouvelle Tâche

  • Dans le volet de droite, cliquez sur Créer une nouvelle tâche.

Cela ouvrira la fenêtre Propriétés de la Tâche.

 

Général

Description :
Décrit ce qu'accomplira la Tâche. Les détails sont rédigés par l'Administrateur.
Action :
Détermine s'il sera envoyé par courriel ou s'il sera sauvegardé sur le réseau. Si l'Action est définie sur Exporter et Enregistrer sur le Réseau, le système nécessitera un chemin réseau, où un nombre de nouveaux dossiers sera créé automatiquement par la Tâche : un dossier pour chaque utilisateur sélectionné dans l'onglet Utilisateurs et Groupes. Chaque dossier contiendra une copie des Rapports en cours d'exécution, avec les identifiants des utilisateurs respectifs. Si l'Action est définie sur Exporter et Envoyer par Courriel, les Rapports seront exécutés avec les identifiants de chaque utilisateur et envoyés par courriel aux utilisateurs respectifs.
Statut :
Active ou désactive l'abonnement.
Astuce

Dans cet onglet, comme dans beaucoup d'autres endroits du Planificateur (et dans l'application SEI en général), la langue peut être modifiée en cliquant sur .

Vues Web

Cet écran permet de sélectionner les Vues Web à exécuter automatiquement, d'effectuer une recherche dans la zone de recherche générique ou d'utiliser le filtre pour rechercher une vue spécifique.

  1. Cliquez sur les Vues de votre choix et déplacez-les dans la section de droite à l'aide des flèches.
  2. Une fois cela fait, l'option Filtre peut être activée en cliquant sur .
  3. Dans la fenêtre Propriétés de la Vue, cliquez sur pour ouvrir la fenêtre Éditeur de Restriction.
Format :
Le format d'exportation peut être sélectionné pour chaque vue.
Environnement :
Détermine l'environnement sur lequel la vue est exécutée.
Filtre :
L'option de filtrage permet de sélectionner les données spécifiques à distribuer. Ajoutez un filtre à celui existant. Une fois qu'il apparaîtra dans la fenêtre de droite, l'option Modifier Filtre apparaîtra dans la colonne de droite. Cliquez dessus pour accéder à la fenêtre Propriétés de la Vue.
Appliquer aux Panneaux de Filtrage :
Lorsque cette option est activée, la distribution des Tableaux de Bord respecte les Paramètres Globaux utilisés comme Filtres dans les Panneaux de Filtrage pour n'impacter que les Vues qui ont ces mêmes Paramètres Globaux.
Note

Pour les vues de type Rapport, si vous sélectionnez Excel ou Excel Add-In dans la liste déroulante, la fonction Arborescence de Génération d'États devient disponible. Lorsque cette option est activée, une feuille est générée pour chaque Nœud de l'Arborescence de Génération d'États.

  1. Ajoutez autant de filtres que nécessaire en sélectionnant les options dans la liste déroulante et cliquez sur Confirmer.
    Exemple

    Ici, une expression de filtre est sélectionnée par Mois et Mois courant.

Vues Excel Add-in

L'onglet Vues Excel Add-in vous permet de configurer un ou plusieurs fichiers Excel à distribuer pendant l'exécution de la Tâche.

  1. Cliquez sur pour choisir le fichier Excel que vous voulez importer.
    Note

    Si vous voulez ajouter plus d'un fichier Excel, cliquez sur pour ajouter un autre onglet puis sur pour importer le fichier.

    Les onglets peuvent être supprimés avec .

  2. Cliquez sur Charger pour naviguer jusqu'à l'emplacement où se trouve le fichier.
    Note

    La fenêtre affichera une liste de fichiers dans le Central Point.

  1. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez importer, cliquez sur Ouvrir puis sur Confirmer pour revenir à la fenêtre Propriétés de la Tâche.
Feuilles :
Une fois le Nom du Fichier déterminé, définissez les feuilles du fichier à distribuer. Vous pouvez tous les sélectionner à l'aide de l'option Toutes les feuilles.
Format :
Sélectionner le format de sortie à envoyer :
Excel : Fichier Excel avec les valeurs seulement, toutes les formules sont supprimées.
PDF : Fichier PDF statique générique.
CSV : Valeurs séparées par des virgules (format excel).
Excel Addin:Fichier Excel comprenant toutes les formules Add-in. Le mode de calcul sera réglé sur Manuel.
Note

Si vous sélectionnez Excel ou Excel Add-In dans la liste déroulante, l'option Arborescence de Génération d'États deviendra disponible. Lorsque cette option est activée, elle remplace le curseur un fichier de distribution par valeur par le curseur une feuille par nœud d'Arborescence de Génération d'États. Le curseur une feuille par nœud d'Arborescence de Génération d'États supprimera la colonne Valeur de la Cellule et générera des feuilles Excel basées sur les Nœuds de l'Arborescence de Génération d'États que vous avez défini comme Distribuable dans la section Administration.

Protection :
Les fichiers Excel et PDF peuvent être protégés par mot de passe.
Activez l'option et entrez le mot de passe qui déverrouillera les fichiers.
Délai d'exécution :
Le nombre maximum de minutes que SEI attendra avant d'annuler.
(Paramètres) :
Pour envoyer des paramètres au rapport Add-in.

Pour envoyer un paramètre au rapportAdd-in :

  1. Cliquez sur
  2. Dans le premier menu déroulant, sélectionnez la Feuille dans laquelle le paramètre sera utilisé.
  3. Dans le deuxième champ, entrez l'emplacement dans lequel le paramètre sera envoyé (il peut s'agir d'un numéro de cellule ou du nom de la cellule).
  4. Dans le dernier champ, saisissez la valeur à affecter à la cellule.
    Note

    Les Variables Globales peuvent être utilisées au lieu d'entrer la valeur manuellement.

    Une Valeur de Paramètre peut écraser les données existantes dans le fichier Excel de la cellule.

    Exemple

    Dans la fenêtre Propriétés de la Tâche :

    Dans la Feuille de Calcul : le nom est Site et le numéro de cellule est B1.

Astuce

Il est possible de générer plusieurs fichiers basés sur des valeurs séparées par une virgule !

Imaginons que vous ayez un fichier Excel dans lequel vous avez des valeurs concernant des Sociétés et leurs Exercices comme indiqué ci-dessous :

  • Si vous laissez la valeur par défaut (c'est-à-dire que vous n'activez aucun curseur Un fichier distribué par valeur), le planificateur ne générera qu'un seul fichier contenant les 3 sociétés et les valeurs de leurs exercices.
  • Si vous activez le premier curseur Un fichier distribué par valeur (celui pour la Company (Société)), il générera un fichier par Company, de sorte que vous aurez un fichier pour la Company A avec les exercices 2019 et 2020 et la même chose sera appliquée pour la Company B et Company C.
  • Si vous activez le deuxième curseur Un fichier distribué par valeur (celui pour Fiscal Years (Exercices)), il générera un fichier par Fiscal Year et par Company (Société), de sorte que vous aurez un fichier pour la Company A avec l'exercice 2019, un autre fichier pour Company A avec l'année fiscale 2020 et il en serait de même pour Company B et Company C.

Rapport consolidé

Cette option vous permet de fusionner plusieurs Vues Web (Feuille de Calcul, Graphique, Carte Vectorielle, etc.) et plusieurs Vues Excel Add-in (feuilles à partir de fichiers Excel) en un seul rapport PDF.

Important

Les Vues Web (Feuille de Calcul, Graphique, Carte Vectorielle, Tableau de Bord, Rapport, etc) et Vues Excel Add-In (Feuilles à partir de fichiers Excel) doivent être au format PDF. Cela est nécessaire pour qu'elles soient incluses dans le Rapport Consolidé, et non envoyées en tant que fichiers séparés.


Nom de fichier :
Saisissez un nom pour le Rapport Consolidé. Vous pouvez ajouter une traduction en cliquant sur .
Page de couverture :
Faites glisser le curseur vers la droite pour ajouter une page de garde. Cliquez sur le pour définir la page de couverture.
Table des matières :
Faites glisser le curseur vers la droite pour ajouter une table des matières. La table des matières est définie par les éléments que vous avez ajoutés dans les onglets Vues Web et Vues Excel Add-in et sera insérée après la page de couverture (si activée).
Astuce

Vous pouvez modifier l'ordre des éléments (Vues, Tableaux de bord, Rapports) dans la liste par un simple glisser-déposer.

Mise en page :
La section Mise en page permet aux utilisateurs de personnaliser le format de la page. La mise en page s'applique uniquement à la Page de Couverture et à la Table des Matières.

Utilisateurs et Groupes

Dans l'onglet Utilisateurs et Groupes, l'utilisateur peut sélectionner les utilisateurs et/ou groupes qui recevront automatiquement les courriels générés par la Tâche. Au moins un utilisateur doit être sélectionné pour que la Tâche soit sauvegardée.

Note

Le Planificateur exécutera la Vue pour chaque utilisateur ou groupe défini, en fonction de la sécurité définie pour eux. Si une vue est envoyée à un groupe, seuls les utilisateurs ayant l'accès approprié la recevront, et les données des vues envoyées refléteront également l'accès sécurisé des utilisateurs, ce qui signifie que chaque utilisateur peut recevoir des résultats très différents.

Il prend également en considération les paramètres locaux de chaque utilisateur, par exemple, l'envoi des informations en anglais pour un utilisateur défini en anglais ou en français pour un utilisateur défini en français, etc.

Si vous faites glisser le curseur Exécuter en tant que à droite, l'accès de sécurité de l'utilisateur sélectionné sera appliqué aux autres utilisateurs.

  • Si vous voulez envoyer des courriels à des utilisateurs non enregistrés, vous pouvez le faire en ajoutant leurs courriels dans les champs À, Cc ou Bcc.
  • Allez dans l'onglet Courriel pour écrire le corps de votre message et l'objet.

Conditions

Cet onglet vous permet d'ajouter une condition au Modèle de Données à partir duquel la Vue est extraite.

Scénario

Vous recevez des factures tous les jours, mais vous ne voulez recevoir que celle de la veille. En partant de ce principe, vous avez configuré le Planificateur pour générer un Rapport uniquement si ces données existent. Dans cet exemple, vous sélectionnez une vue Facture Par Client et appliquez un Filtre à partir de l'onglet Vues Web pour afficher uniquement les données de la veille. Ensuite, vous ajoutez une Condition comme suit :

  1. Cliquez sur Ajouter une condition.
  2. Cliquez sur pour entrer votre Condition SQL dans le Constructeur de Restrictions et cliquez sur Sauvegarder.
  3. Cliquez sur Confirmer pour terminer.
Important

Les Conditions s'appliquent au niveau Modèle de Données et non au niveau de la Vue.

La Condition ne filtrera pas la Vue en tant que telle mais vérifiera si la Condition existe.

Courriel

Important

Cet onglet n'est accessible que si vous avez sélectionné Exporter et Envoyer Par Courriel dans la liste déroulante Action de l'onglet Général.

Utilisez cet onglet pour ajouter un message (Description) et un Sujet (Objet) au courriel envoyé par le Planificateur.

Si vous souhaitez envoyer des courriels à des utilisateurs non enregistrés, vous pouvez ajouter leurs courriels dans les champs À, Cc ou Bcc dans l'onglet Utilisateurs et Groupes.

Planification

  • Définissez la fréquence à laquelle la Tâche doit être effectuée et cliquez sur Enregistrer pour terminer.